Брокерідж івент: як вижати максимум із бізнес-оглядин

Брокерідж івент: як вижати максимум із бізнес-оглядин

Один зі способів пошуку партнерів для великого нового проекту — брокерідж івент. Тут на коротких сесіях знайомств з представниками організацій з усього світу можна презентувати свої проекти тет-а-тет і знайти спільні інтереси. Мікаела Петер, експерт підрозділу німецької компанії з 40-річним досвідом консалтингу інноваційних бізнесів, розповіла, як робити це найбільш ефективно.

У будь-якому досить великому проекті необхідні партнери. Особливо партнери необхідні, якщо ви запускаєте проект із нуля або ж плануєте його масштабувати. Краща форма заходу, придумана для пошуку партнерів у якомусь вузькому сегменті діяльності — це так звані «брокерідж івент» (англ. Brokerage event). Такі міжнародні зустрічі чимось схожі на «клуби швидких побачень», коли за серію коротких, обмежених у часі зустрічей, група людей знайомиться попарно, намагаючись знайти підходящу партію. Так і брокерідж івент — це серії завчасно погоджених особистих зустрічей, організованих у рамках єдиного заходу. Мета зустрічей — знайти партнерів, які ідеально підходять для розвитку конкретного проекту, або ж знайти партнерів, у яких є проект, у якому ви самі можете стати корисним партнером.

Брокерідж івент: як вижати максимум із бізнес-оглядин

Типовий розклад брокерідж івенту

Є кілька причин, чому експерти, які консультують у рамках «Горизонт 2020», рекомендують брати участь у брокерідж івентах. По-перше, тут є широкі можливості для пошуку партнерів поза наявних зв’язків і контактів. По-друге, це одна з кращих можливостей для створення консорціумів. По-третє, тут є можливість попередньо відібрати партнерів, з якими пройдуть зустрічі, що дає можливість отримати максимальну ефективність від відвідування міжнародного заходу.

У рамках інфодня «Харчова безпека, стале сільське господарство, морські дослідження й біоекономіка», що минув і був присвячений грантовій програмі Євросоюзу «Горизонт 2020», одна з найцікавіших доповідей була присвячена саме брокерідж івентам. Презентацію на цю тему зробила доктор Мікаела Петер (Dr. Michaela Pöter) з німецької організації Forschungszentrum Jülich.

Типовий розклад брокерідж івенту, який показала доктор Петер, представлено на ілюстрації. Ранкові сесії з доповідями з загальної теми заходу змінюються двома сеансами двосторонніх зустрічей із перервою. Ці сеанси розбиті на 20-хвилинні зустрічі, які йдуть за таймером. Але (і на це потрібно звернути увагу!) до, під час і після сесії зустрічей виділено час для «нетворкінгу», коли учасники можуть у вільному режимі продовжити спілкування або ж зав’язати нові контакти.

Не шукайте гроші

Пам’ятайте, що вам не потрібно їхати на брокерідж івент, якщо ваша мета:

  1. Знайти покупців на свою продукцію
  2. Знайти миттєві інвестиції
  3. Знайти надійні шляхи для отримання фінансування від Євросоюзу

Брокерідж івент — місце, де можна знайти потрібного партнера, не більше й не менше. Це тільки перший крок на шляху до створення консорціуму або вибудовування довгострокових партнерських відносин.

Щоб ефективно використовувати можливості, що відкривають брокерідж івенти, перед заходом потрібно зареєструватися, вибрати цікаву для вас тему, створити профіль учасника, вибрати потенційних партнерів, визначити область співпраці (для «Горизонт 2020» це topic — тематичні напрями, у яких планується досягти грантової підтримки), і підготуватися до пітчинґу.

Різні організатори брокерідж івентів використовують різні інструменти для ведення бази даних учасників заходу і, відповідно, для пошуку серед зареєстрованих учасників відповідних партнерів. «Горизонт 2020» для брокерідж івент використовує систему B2Match (від іншої назви brokerage event — matchmaking event).

Подивитися цю систему можна на прикладі запланованого заходу (реєстрація вже завершилася), що пройде 3 липня в Брюсселі — BioHorizon SC2 and KET-B Brokerage Event.

По одежі нас вітають

Приготуйтеся до того, що серед учасників заходу вас ніхто не знає. Спочатку оцінювати вас будуть тільки за вашим профілем, який ви самі розмістили через систему реєстрації. Якщо ваш профіль буде неповним або незрозумілим, то велика ймовірність, що вам будуть відмовляти в зустрічах навіть ті, кому ви надішлете запит. Також ймовірно, що ті, хто шукає надійного партнера, не звернуться до вас самі.

Брокерідж івент: як вижати максимум із бізнес-оглядин

Доктор Мікаела Петер

Ключові особливості хорошого профілю для брокерідж івенту:

  1. Чіткий і осмислений опис вашої організації.
  2. Чіткий і осмислений опис ваших побажань щодо співпраці — що ви можете запропонувати партнерам? Що потрібно вам самим у рамках партнерства?
  3. Логотип і веб сайт вашої організації.
  4. Інформація повинна бути представлена у відповідних кількостях (не дуже коротко, але й не дуже детально) і відповідної якості (без помилок, конкретно, з відповідними посиланнями).
  5. Дуже важливо розмістити в профілі фотографію того члена команди, який братиме безпосередню участь у заході. Фото, за яким вас можна впізнати, критично важливе — так вас легко зможуть знайти на івенті навіть ті, з ким не призначені зустрічі, але хто, можливо, має до вас якісь цікаві пропозиції.

Опис вашої організації має включати основний вид діяльності, основні активності, досвід і успіхи, сфери ваших інтересів — у чому ви є фахівцями, заради розвитку якого напряму ви відправляєтеся на зустріч тощо.

Описуючи свої цілі в анкеті брокерідж івенту, потрібно вказати:

  1. Сферу вашої діяльності
  2. Опис того, чого ви чекаєте від співпраці
  3. Опис того, чому саме ви найкращий партнер; чим ви кращі за інших
  4. У профілі (для «Горизонт 2020») обов’язково потрібно вказати, шукаєте ви партнера або координатора для консорціуму
  5. У профілі дайте чітко зрозуміти, партнер якого типу вам потрібен — технологічний, комерційний, з комунікацій тощо.
  6. Якщо мова йде про «Горизонт 2020» — додайте до п’яти напрямів співробітництва (в цій грантової програмі вони називаються topic)
  7. Коротенько опишіть суть вашої пропозиції або запиту, не розголошуючи конфіденційної інформації

Мікаела Петер особливо наголосила на питанні конфіденційності та захисту авторських прав. Участь у брокерідж івент — це підготовка до повноцінного співробітництва, у рамках якого вам знадобиться дати партнерам доступ до ваших ноу-хау та іншої конфіденційної інформації. Тому під час підготовки до широких партнерських відносин слід захистити інтелектуальну власність на ваші винаходи, інновації, ноу-хау.

Не витрачайте час даремно!

На брокерідж івентах у рамках підготовки до участі в «Горизонт 2020» протягом двох сесій зустрічей (див. розклад вище) можна запланувати до 12 двосторонніх переговорів по 20 хвилин кожні. Щоби витратити час із більшою користю, можна використовувати перерви і провести додаткові зустрічі поза основним розкладом.

Але при цьому всі зустрічі повинні «бити в точку» — зустрічі просто заради зустрічей організовувати не варто. Вам будуть доступні для попереднього перегляду профілі всіх інших учасників, і ваше завдання, використовуючи всю доступну інформацію, знайти найбільш підходящих вам потенційних партнерів і забронювати зустріч із ними.

Знову ж: якщо інший учасник зарезервував зустріч із вами, але ви вважаєте, що вона не буде плідною, ви можете відмовитися від неї. У цій медалі два боки: ті, кому ви призначаєте зустріч, теж можуть підтвердити її або відхилити пропозицію. І, як було сказано вище, щоби цього не сталося, потрібно приділити увагу своїй анкеті.

Доброю практикою є розсилка організаторами учасникам брокерідж івенту персональної програми, складеної за підсумками підготовки до івенту, де вказані не тільки загальні заходи, а й заплановані й підтверджені двосторонні зустрічі.

І знову пітчинґ

Щоби ваша організація провела успішні переговори в рамках брокерідж івенту, необхідно, щоби її представляв відповідний до ваших потреб фахівець. Якщо планується обговорення наукової частини — повинен поїхати науковий фахівець, якщо важливо буде обговорити маркетинг — маркетолог, і т. п. Розуміючи, що зустріч може піти по-різному, потрібно бути готовим до того, щоби стати на зустрічі «ведучим» або навпаки — «слухачем».

При будь-якому з варіантів, представнику організації вкрай необхідно дуже добре розуміти ідею проекту, його цілі, мати чітке уявлення про те, чого ви шукаєте на заході.

Щоби завжди бути напоготові, необхідно не тільки взяти із собою комп’ютер або планшет з електронною версією презентації, а і про всяк випадок мати при собі її роздруківки: зі свого досвіду Мікаела Петер стверджує — буває всяке!

Якщо ви робите доповідь про свій проект, уважно вислухайте другу сторону, і тільки після цього можна буде скласти перше враження, наскільки співпраця з цим учасником може мати потенціал.

Найефективніше пітчинг проходить, коли доповідач досконально знайомий із матеріалом, і готовий не тільки прочитати текст по слайдах, а й відповісти на питання «вглиб» про любий з аспектів в рамках проекту. Але мало розуміти суть, важливо вміти її передати так, щоби запалити слухача.

Мікаела Петер каже:

— Коли ви готуєтеся до пітчингу, уявіть собі маленького чоловічка, який сидить на вашому плечі, і задає питання «Ну й що? І що далі?». Переконливість і значимість ваших слів не завжди сама собою зрозуміла. Презентація не обов’язково викличе благоговійний трепет у ваших слухачів. Тому заздалегідь уявіть собі, що будь-який ваш аргумент піддають сумнівам. Подумайте, що ви зможете відповісти на такі сумніви ваших потенційних партнерів. І не забувайте підлаштовувати свій пітч: стиль подачі, динаміку мови, лексикон — під того, для кого ви робите презентацію.

Друга стадія брокерідж івент

Набагато важливіше не взяти участь у заході, а домогтися якогось результату після його закінчення. Адже участь у брокерідж івенті — не мета, а засіб. Пам’ятайте, що ви інвестували в захід і гроші, і час. А сенсом вашої участі в заході був пошук партнера. Тому навіть успішні переговори в рамках брокерідж івенту — це не привід спочивати на лаврах!

Підсумок

Узагальнюючи все сказане вище, доктор Мікаела Петер виділила ключові тези своєї доповіді.

— Для успішної участі в брокерідж івенті критично важлива хороша підготовка

— Інвестуйте свій час у підготовку привабливого профілю учасника

— Витратьте час на вибір із безлічі учасників тих, хто імовірніше зможе стати вашим партнером

Підготуйте свій пітч і натренуйтесь робити його ідеально

— Максимально ефективно використовуйте свій час на заході: зустрічайтеся з учасниками в будь-який доступний момент, а не тільки під час запланованих двосторонніх переговорів

— Обов’язково підтримуйте зв’язок із потенційними партнерами після заходу